Correspondientes a los ejercicios abiertos a partir de 29 de septiembre de 2013, si bien se permiten ciertas excepciones para determinados obligados, que ser\u00e1n de aplicaci\u00f3n \u00fanicamente en relaci\u00f3n con los ejercicios iniciados con posterioridad a la fecha indicada y cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014.
\nDada la trascendencia que tiene la legalizaci\u00f3n de libros contables, de actas y otros que de forma obligatoria conforme a la normativa vigente deben llevar los empresarios, resulta conveniente unificar criterios entre los distintos Registros Mercantiles en esta importante materia y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalizaci\u00f3n.
\nLa Ley 14\/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalizaci\u00f3n (\u201cLey de Emprendedores\u201d) introdujo la obligaci\u00f3n de cumplimentar los libros obligatorios de los empresarios en soporte electr\u00f3nico y su legalizaci\u00f3n telem\u00e1tica (art. 18). No obstante, al no contemplar una regulaci\u00f3n transitoria ni haber desarrollo reglamentario, no exist\u00eda hasta la fecha un criterio un\u00e1nime entre los distintos Registros Mercantiles sobre el momento de hacer efectiva la obligaci\u00f3n.
\nEn este sentido, en el BOE del d\u00eda 16 de febrero de 2015, se ha publicado la Instrucci\u00f3n de 12 de febrero de 2015, de la Direcci\u00f3n General de los Registros y del Notariado (DGRN), sobre legalizaci\u00f3n de libros de los empresarios, en aplicaci\u00f3n de los dispuesto en la Ley 14\/2013, de 27 de septiembre.
\nEl nuevo sistema de legalizaci\u00f3n de libros ser\u00e1 aplicaci\u00f3n a los libros obligatorios de todas clases -incluye actas y libro registro de socios o accionistas- respecto de ejercicios abiertos a partir del d\u00eda 29 de septiembre de 2013. Todos los libros deben cumplimentarse en soporte electr\u00f3nico y presentarse ante el Registro Mercantil por v\u00eda telem\u00e1tica en el plazo de cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados solo podr\u00e1n ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013.
\nEn concreto deber\u00e1 tener presente lo siguiente:<\/p>\n
El sistema de legalizaci\u00f3n de libros de los empresarios en formato electr\u00f3nico y presentador por v\u00eda telem\u00e1tica en el Registro Mercantil competente, ser\u00e1 de aplicaci\u00f3n a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del d\u00eda 29 de septiembre de 2013.
\nTodos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios deber\u00e1n cumplimentarse en soporte electr\u00f3nico.
\nLa presentaci\u00f3n de dichos libros para su legalizaci\u00f3n en el Registro Mercantil competente por raz\u00f3n del domicilio, deber\u00e1 ser por v\u00eda telem\u00e1tica, tras su cumplimentaci\u00f3n, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
\nNo podr\u00e1n legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilizaci\u00f3n o libros no encuadernados, tambi\u00e9n en blanco, y formados por hojas m\u00f3viles.
\nRespecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco ser\u00e1 posible la legalizaci\u00f3n de libros en soporte papel o en soporte electr\u00f3nico de cualquier tipo no presentador por v\u00eda telem\u00e1tica.
\nLos libros encuadernados en blanco y ya legalizados s\u00f3lo podr\u00e1n ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este \u00faltimo ejercicio social, se proceder\u00e1 al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditar\u00e1, en el primer env\u00edo telem\u00e1tico de dichos libros, con la incorporaci\u00f3n de un archivo que incluya la certificaci\u00f3n del \u00f3rgano de administraci\u00f3n que haga constar dicha circunstancia. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se proceder\u00e1 igualmente al cierre del libro en cuesti\u00f3n, trasladando dichos asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deber\u00e1 enviarse telem\u00e1ticamente.
\nTodas las actas de reuniones de los \u00f3rganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio \u00fanico, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deber\u00e1n reflejarse en soporte electr\u00f3nico y ser presentados de forma telem\u00e1tica para su legalizaci\u00f3n dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
\nEn cada ejercicio se deber\u00e1n realizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podr\u00e1 ser \u00fanica para las actas de todos los \u00f3rganos colegiados de la sociedad, o tambi\u00e9n un libro para cada uno de los \u00f3rganos colegiados. Ser\u00e1 necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
\nEn cualquier momento del ejercicio social se podr\u00e1n legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria dichas actas.
\nLos libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podr\u00e1n ser objeto de utilizaci\u00f3n para los negocios jur\u00eddicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013. A partir de dicha fecha se proceder\u00e1 de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deber\u00e1 legalizar un libro, que ser\u00e1 el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial s\u00f3lo ser\u00e1 obligatoria la legalizaci\u00f3n de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalizaci\u00f3n del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteraci\u00f3n en la titularidad inicia o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido grav\u00e1menes sobre las mismas. En dichos libros deber\u00e1 constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. La omisi\u00f3n de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedir\u00e1 la legalizaci\u00f3n del libro que se trate, pero en la nota de legalizaci\u00f3n se dejar\u00e1 constancia de dicha omisi\u00f3n. Las mismas reglas ser\u00e1n de aplicaci\u00f3n a los libros de contratos del socio \u00fanico con la sociedad.
\nPodr\u00e1n ser objeto de legalizaci\u00f3n los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo est\u00e9 el inmediatamente anterior o anteriores. De la misma forma podr\u00e1n legalizarse libros registro de acciones nominativas o libros registros de socios, aunque resulte del libro presentado a legalizaci\u00f3n que no ha sigo legalizado el libro inicial.
\nA efectos de rectificaci\u00f3n de libros de cualquier clase ya legalizados, se deber\u00e1 incluir en el fichero correspondiente del env\u00edo de rectificaci\u00f3n, un archivo en el que conste certificaci\u00f3n del \u00f3rgano de administraci\u00f3n por el que se d\u00e9 cuenta del error cometido, en uni\u00f3n del archivo rectificado en el que constar\u00e1n los datos correctos.
\nEn caso de p\u00e9rdida, sustracci\u00f3n, destrucci\u00f3n f\u00edsica o inform\u00e1tica, o robo e los libros de socios o acciones nominativas, se podr\u00e1 legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente se\u00f1alados. A estos efectos se incluir\u00e1 el acta o la denuncia en fichero anexo a la petici\u00f3n de la legalizaci\u00f3n de los libros.
\nLas sociedades, cualquiera que se la fecha de su constituci\u00f3n, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio \u00fanico con la sociedad, en el momento posterior a la constituci\u00f3n de la sociedad, bien con arreglo a la legislaci\u00f3n anterior o ala que ahora se desarrolla, y as\u00ed resulte de los archivos del registro, podr\u00e1n incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telem\u00e1ticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constituci\u00f3n hasta la fecha de cierre. El valor probatorio de estos libros est\u00e1 apreciado, en su caso, por los Tribunales. A estos \u00a0efectos podr\u00e1 incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su d\u00eda y cuya legalizaci\u00f3n ahora se solicita.
\nEl soporte electr\u00f3nico deber\u00e1 cumplir los requisitos t\u00e9cnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I de esta Instrucci\u00f3n en la DGRN. A estos efectos se se\u00f1ala la plataforma de tramitaci\u00f3n telem\u00e1tica del Colegio de Registradores, en la web registradores.org, como medio de env\u00edo telem\u00e1tico.
\nLa informaci\u00f3n presentada relativa a cada libro dispondr\u00e1 de un sistema de protecci\u00f3n con el objeto de garantizar la no manipulaci\u00f3n desde la creaci\u00f3n del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que \u00e9ste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente. La protecci\u00f3n se realizar\u00e1 mediante la utilizaci\u00f3n de la huella digital correspondiente a cada libro por medio del algoritmo est\u00e1ndar SHA256 (RFC 6234).
\nLas firmas de quienes autorizan la solicitud y la relaci\u00f3n de firmas digitales generadas por los libros cuya legalizaci\u00f3n se solicita deber\u00e1n reunir los requisitos establecidos en la legislaci\u00f3n vigente en materia de firma electr\u00f3nica reconocida y con la preceptiva intervenci\u00f3n de entidad prestadora de servicios de certificaci\u00f3n.
\nEl Registrador calificar\u00e1 no s\u00f3lo el contenido de la solicitud seg\u00fan lo que resulte de los ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino tambi\u00e9n que el alboritmo SHA generado por los correspondiente ficheros coinciden con el que consta en la relaci\u00f3n de libros presentada.
\nEl contenido de los ficheros legalizados y de los dem\u00e1s documentos presentados se ajustar\u00e1 a lo establecido en esta Instrucci\u00f3n. De lo contrario, el Registrador suspender\u00e1 la legalizaci\u00f3n de los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil.
\nSi no mediaran defectos, el Registrador extender\u00e1 una certificaci\u00f3n en la que bajo su firma, identificar\u00e1 al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresar\u00e1 los libros legalizados, con identificaci\u00f3n de su clase y n\u00famero, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentaci\u00f3n y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, har\u00e1 constar que la legalizaci\u00f3n se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a lo que establece el Reglamento del Registro Mercantil. El Registrador har\u00e1 menci\u00f3n expresa en la certificaci\u00f3n que el empresario deber\u00e1 conservar una copia inform\u00e1tica de id\u00e9ntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.
\nEl Registrador Mercantil, una vez le sea presentado el correspondiente soporte inform\u00e1tico con los ficheros de contenido y formato id\u00e9ntico al de los libros presentados a legalizar, imprimir\u00e1 una copia en papel de ellos y certificar\u00e1, a solicitud de parte interesada o por mandato de la autoridad judicial competente, que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma firma digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.
\nCuando por problemas t\u00e9cnicos no sea posible la presentaci\u00f3n de los ficheros a legalizar por v\u00eda telem\u00e1tica, excepcionalmente se permitir\u00e1 la presentaci\u00f3n en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con los siguientes requisitos:<\/p>\n
Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentaci\u00f3n por v\u00eda telem\u00e1tica mediante la plataforma de tramitaci\u00f3n telem\u00e1tica del Colegio de Registradores.
\nDeber\u00e1n utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los m\u00e1s habituales en el mercado.
\nLos ficheros de los libros presentados para su legalizaci\u00f3n deber\u00e1 cumplir los requisitos t\u00e9cnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I de esta Instrucci\u00f3n.
\nSe deber\u00e1 presentar la instancia de solicitud de legalizaci\u00f3n de libros presentados en soporte magn\u00e9tico del art\u00edculo 330 del Reglamento del Registro Mercantil que se ajustar\u00e1 al modelo especificado en el anexo II. A la instancia de legalizaci\u00f3n se acompa\u00f1ar\u00e1 una relaci\u00f3n de libros cuya legalizaci\u00f3n se solicita con indicaci\u00f3n de la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicaci\u00f3n del algoritmo de huella digital SHA256 (RFC6234). La relaci\u00f3n se ajustar\u00e1 al modelo establecido en el anexo III.
\nSin perjuicio de lo anterior, y en relaci\u00f3n a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el d\u00eda 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentaci\u00f3n en formato electr\u00f3nico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitir\u00e1 la presentaci\u00f3n en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los t\u00e9rminos del Reglamento del Registro Mercantil.
\nLos libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar en cada ejercicio, deber\u00e1n serlo de conformidad con las reglas establecidas anteriormente.
\nLas anteriores reglas ser\u00e1n tambi\u00e9n de aplicaci\u00f3n para la legalizaci\u00f3n de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones \u00a0u otras personas f\u00edsicas y jur\u00eddicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del C\u00f3digo de Comercio.
\nCualquiera que sea la entidad respecto de la que se lleve a cabo la legalizaci\u00f3n de los libros presentados, el registrador ser\u00e1 responsable del debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la vigente legislaci\u00f3n sobre protecci\u00f3n de datos.<\/p>\n
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaraci\u00f3n que puedan tener al respecto.<\/p>\n
CSF Consulting Abogados y Economistas,\u00a0<\/strong><\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Se establece la utilizaci\u00f3n obligatoria del procedimiento telem\u00e1tico para la legalizaci\u00f3n de libros (incluye actas y libro registro de socios o accionistas). Correspondientes a los ejercicios abiertos a partir de 29 de septiembre de 2013, si bien se permiten ciertas excepciones para determinados obligados, que ser\u00e1n de aplicaci\u00f3n \u00fanicamente en relaci\u00f3n con los ejercicios iniciados…<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":4771,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[113],"class_list":["post-4767","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-noticias","tag-mercantil","category-1","description-off"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.csfconsulting.es\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4767","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.csfconsulting.es\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.csfconsulting.es\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.csfconsulting.es\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.csfconsulting.es\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4767"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.csfconsulting.es\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4767\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.csfconsulting.es\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4771"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.csfconsulting.es\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4767"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.csfconsulting.es\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4767"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.csfconsulting.es\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4767"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}