No se precipite, hay unos plazos que debe tener en consideración ya antes de destruir la documentos relativos a su actividad económica. El Código de Comercio establece que los documentos, libros y justificantes de un negocio deben guardarse a lo largo de, cuando menos, 6 años desde el último asiento en los libros. Mas cuidado, hay otros plazos en la normativa fiscal que debe conocer…
Le recordamos que siempre y en todo momento es recomendable archivar todas y cada una de las facturas y justificantes que se produzcan con su actividad comercial o bien profesional. Mas probablemente se va a haber preguntado en más de una ocasión ¿Qué plazos marca la Ley? ¿Exactamente en qué instante la Hacienda me puede demandar facturas y desde qué periodos tributarios? Dicho de otra manera, ¿A lo largo de cuánto tiempo está obligado una pyme o bien autónomo a guardar sus facturas, libros y otro género de justificantes de su actividad?
Normativa mercantil
El Código de Comercio fuerza a preservar a lo largo de 6 años (contados desde el último asiento del ejercicio) libros y documentación que producen derechos y obligaciones de la compañía con relación a otras personas y persiste la obligación si bien cese la actividad empresarial. A esta regla van a deber adherirse tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada su actividad o bien disuelta la sociedad.
Y todo ello a pesar de que el plazo de prescripción de cara a los impuestos es de 4 años, que comienzan a contar desde que se presenta el impuesto. Siempre y en todo momento es recomendable preservar toda la documentación por si acaso la compañía es objeto de una inspección por la parte de Hacienda, que puede demandar cualquier justificante a lo largo de este periodo de tiempo.
Normativa fiscal
Aparte de lo que afirma la normativa mercantil, hay que prestar atención a la normativa fiscal, puesto que toda esta documentación asimismo puede tener efectos fiscales y no solo mercantiles o bien laborales. Debe tenerse en cuenta, como hemos señalado previamente, que la normativa fiscal fija en 4 años el plazo máximo de prescripción de los impuestos. Mas cuidado, hay otros plazos que no debe olvidar:
Interrupciones.- Cuando Hacienda interviene para comprobar los impuestos (a lo largo de los 4 años de prescripción) o bien se presenta una declaración complementaria, el cómputo de los 4 años se comienza nuevamente por interrupción de la prescripción y va a deber contar 4 años más para preservar la documentación.
Activos.- Las facturas de adquiere de un activo amortizable deben preservarse hasta el momento en que no pueda comprobar el ejercicio que haya amortizado plenamente el activo (4 años más).
Pérdidas.- Si un ejercicio tiene pérdidas, va a deber preservar la documentación que las acredita a lo largo de cuando menos diez años.
Activos y también Impuesto sobre el Valor Añadido.- Cuando adquiere inmovilizado para su actividad por imputación superior a 3.005,06 euros, va a deber preservar las facturas 9 años si son recursos muebles y 14 si son inmuebles.
Impuesto sobre el Valor Añadido. Obligación de preservar las facturas
La Ley General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de enviar y dar facturas o bien documentos sustitutivos y preservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones fiscales.
Por otra parte, La Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido establece que dichos documentos van a deber preservarse a lo largo del plazo de prescripción del impuesto (cuatro años).
También, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que van a deber preservarse con su contenido original, ordenadamente y a lo largo del plazo que establece la Ley General Tributaria los próximos documentos:
Facturas recibidas.
Copias o bien matrices de las facturas expedidas.
Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el distribuidor no esté establecido en la Comunidad.
Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen singular de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquel, por la parte de su expedidor, como la copia, por la parte del titular de la explotación.
Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.
Esta obligación atañe también a los empresarios o bien profesionales acogidos a los regímenes singulares del IVA, como a quienes, sin tener la condición de empresarios o bien profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, si bien en un caso así solo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o bien matrices de las facturas expedidas.
Los diferentes documentos, en papel o bien formato electrónico, se van a deber preservar por cualquier medio que deje asegurar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, como el acceso a ellos por la parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa correctamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación a través de la utilización de medios electrónicos.
A fin de que la conservación de las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua se considere válida, va a deber haberse comunicado con carácter anterior a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Cuando las facturas recibidas o bien expedidas se refieran a adquisiciones por las que se hayan soportado cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido cuya deducción esté sometida a un periodo de regularización, van a deber preservarse a lo largo de su pertinente periodo de regularización y los 4 años siguientes.
Los empresarios o bien profesionales que efectúen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, van a deber preservar las copias de las facturas pertinentes a dichas operaciones a lo largo de un periodo de 5 años.
Prevención de blanqueo de capitales
Caso de que sea sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales le recordamos que debe preservar por un periodo mínimo de diez años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o bien aclaración que puedan tener a este respecto.
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CSF Consulting Abogados y Economistas, SL.[:]
