Los estatutos de la sociedad pueden establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos y cada uno de los asociados en el domicilio designado al efecto o bien en el que conste en la documentación de la sociedad.
Un aspecto fundamental con respecto a la Junta General es la manera en que se debe efectuar la convocatoria de los asociados.
Para convocar a sus asociados a una junta general, las Pymes, así sean Sociedades Anónimas o bien Limitadas, prosiguen usando métodos tradicionales: la publicación de anuncios en los diarios y el envío de burofaxes, telegramas y cartas certificadas por correo postal.
La Ley de Sociedades de Captial (LSC) establece los diferentes cauces que las sociedades de capital pueden emplear para proceder a la convocatoria de sus juntas generales de asociados. Y de esta manera, de forma conjunta con el anuncio de convocatoria publicado en la web de la sociedad si esta hubiese sido creada, anotada y publicada en los términos establecidos en la Ley – o bien, en ausencia de dicha página, su publicación en el Folleto Oficial del Registro Mercantil y en uno de los diarios de mayor circulación de la provincia-, se acepta que, por vía estatutaria, pueda establecerse que dicha convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, siempre que, se asegure la recepción del anuncio por todos y cada uno de los asociados en el domicilio designado al efecto o bien en el que conste la documentación de la sociedad. En el caso de asociados que radiquen en el extranjero, los estatutos van a poder prever que solo va a ser individualmente citados si hubiesen designado un sitio del territorio nacional para notificaciones.
Por ende, si la sociedad no dispone de una página (en los términos del artículo once bis de la LSC, lo que acostumbra a ser frecuente por las dificultades técnicas que ello comporta para la sociedad), la regla general es que dicha convocatoria de junta se realice a través de publicación del BORME y en uno de los diarios de mayor circulación de la provincia.
Ahora bien, como opción alternativa a dicha regla, los estatutos van a poder regular la convocatoria “por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita que asegure la recepción del anuncio por todos y cada uno de los asociados en el domicilio designado al efecto o bien en el que conste en la documentación de la sociedad “, lo que permite (siempre y cuando de este modo lo detallen los estatutos), la convocatoria de junta a través de el envío de una carta certificada a cada asociado o bien por mail.
¿Se puede hacer por carta certificada con acuse de recibo o bien e mail?
Sí, como hemos indicado siempre y en toda circunstancia por vía estatutaria. Últimamente la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) se ha ocupado del tema en la Resolución de veinticinco de abril de dos mil dieciseis, y siguiendo la doctrina de la DGRN, llega a la conclusión de que la finalidad de todas y cada una de las reformas ha sido la de facilitar la manera de convocar la junta general de las sociedades de capital, como medio de disminuir al mínimo costos de funcionamiento de la propia sociedad, acrecentando de esta forma su competitividad y que “también se aprecia, en todas y cada una de las reformas consecutivas, que en materia de sociedades limitadas es preferente lo que afirmen los estatutos sobre forma de convocar la junta que el sistema o bien sistemas auxiliares que en defecto de regulación estatutaria establezca la regla legal”.
En consecuencia, de ser posible. Y la DGRN apunta que todo ello debe llevarnos a la conclusión de que el precepto estatutario, en lo que se refiere a la manera de convocar la junta por correo certificado con acuse de recibo, con perfección conveniente a la actual regulación legal (artículo ciento setenta y tres LSC), prosigue siendo aplicable puesto que su aplicabilidad en nada contraría la regla legal actual en el instante de convocar la junta, es más conforme con la voluntad de los asociados que la establecieron como una las formas auxiliares de la legal y se evita así una modificación de estatutos y una nueva convocatoria de junta que de manera previsible conduciría al mismo resultado.
Sobre el empleo del e mail se ha pronunciado asimismo la DGRN (Resoluciones de veintiocho de octubre de dos mil catorce y trece de enero de dos mil quince) aceptando su empleo como medio de convocatoria, y sin precisar firma electrónica, si es complementado con algún procedimiento que deje el acuse de recibo del envío (como, por poner un ejemplo, serían la petición de confirmación de lectura, o bien otros medios que dejen conseguir prueba de la remisión y recepción de la comunicación).
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