En muchas comunidades de propietarios las tensiones no empiezan por una derrama, sino por algo bastante más sencillo. La sensación de que las cuentas no terminan de cuadrar. Y cuando eso ocurre, tarde o temprano aparece la misma pregunta. ¿Se pueden auditar realmente las cuentas de una comunidad? Se lo explicamos…
En la práctica diaria de muchas comunidades, las discrepancias económicas terminan convirtiéndose en una de las principales fuentes de tensión entre vecinos. A veces el problema surge porque empiezan a acumularse derramas difíciles de entender. Otras veces porque determinados gastos aumentan de forma llamativa sin que exista una explicación suficientemente clara. Y en no pocas ocasiones, simplemente porque algunos propietarios tienen la sensación de que las cuentas se aprueban deprisa y sin verdadera información.
Cuando eso ocurre, la desconfianza suele crecer muy rápido.
Hay propietarios que empiezan a pedir extractos bancarios, otros solicitan facturas concretas y algunos incluso plantean la necesidad de que un profesional independiente revise toda la gestión económica de la comunidad. Y es precisamente ahí donde aparece una duda bastante habitual. ¿Puede realmente « auditarse » una comunidad de propietarios?
La respuesta exige hacer algunos matices importantes.
- Atención. La falta de claridad en las cuentas suele generar más conflictos que muchos gastos extraordinarios. Cuanto menos transparente resulta la información económica, más difícil termina siendo mantener la convivencia dentro de la comunidad.
Las comunidades de propietarios no funcionan como una empresa
Uno de los errores más frecuentes consiste en pensar que una comunidad de propietarios funciona igual que una sociedad mercantil desde el punto de vista contable. Y no es así.
Las comunidades no tienen obligación de llevar una contabilidad ajustada al Plan General Contable (PGC) ni al Código de Comercio en los términos exigidos a una empresa. Eso significa que jurídicamente no existe una obligación formal de formular cuentas anuales como las que elaboran las sociedades mercantiles.
Precisamente por eso, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) aclaró hace años que la revisión de las cuentas de una comunidad de propietarios no puede considerarse técnicamente una auditoría de cuentas en sentido estricto. La razón es sencilla. El concepto legal de auditoría está reservado para entidades sometidas a un marco normativo contable específico. Y las comunidades de vecinos no encajan dentro de esa categoría.
Ahora bien, que no pueda hablarse técnicamente de auditoría no significa que las cuentas no puedan revisarse ni verificarse por un profesional independiente. De hecho, cada vez ocurre más.
- Atención. No debe confundirse la ausencia de obligación de auditoría con la imposibilidad de revisar las cuentas. Las comunidades sí pueden someter su gestión económica a una comprobación técnica externa.
La revisión externa de las cuentas es perfectamente posible
Aunque jurídicamente no estemos ante una auditoría mercantil, sí puede encargarse un trabajo de revisión financiera y contable sobre la comunidad.
Ese trabajo puede ser realizado por profesionales especializados con conocimientos suficientes para analizar la documentación económica, verificar movimientos bancarios, revisar cuotas comunitarias, comprobar derramas o analizar si determinados gastos están correctamente registrados y justificados.
En estos encargos suele revisarse, entre otras cuestiones, si se han cumplido los acuerdos aprobados en junta, si las cuotas se calculan correctamente, si existen diferencias entre presupuestos y gastos reales o si la documentación bancaria coincide con los movimientos contabilizados.
En determinados casos también se analiza si se han aplicado correctamente recargos, descuentos o repartos de gastos entre propietarios.
Y aunque el informe resultante no tenga técnicamente la consideración de « auditoría de cuentas », sí puede tener un valor muy relevante para la comunidad.
Especialmente cuando existen conflictos internos importantes o sospechas de irregularidades.
Cuándo suele solicitarse una revisión de este tipo
En la práctica, estas revisiones suelen aparecer en situaciones bastante concretas. Por ejemplo, cuando existe un cambio de administrador y la nueva junta quiere comprobar el estado económico real de la comunidad. También cuando se detectan desviaciones importantes en el presupuesto, cuando aparecen derramas reiteradas o cuando determinados vecinos consideran que la gestión económica no está siendo suficientemente transparente.
Otras veces la revisión se plantea simplemente como una medida preventiva para reforzar la confianza interna y evitar futuras discusiones.
Y, curiosamente, en muchos casos los problemas que terminan apareciendo no tienen relación con fraudes graves ni con apropiaciones indebidas.
Lo más habitual suele ser encontrar errores organizativos, falta de documentación adecuada, conciliaciones bancarias incompletas o procedimientos administrativos mejorables.
Pero incluso en esos casos el informe externo suele resultar muy útil, porque permite ordenar la situación y aportar un criterio técnico independiente dentro de un entorno donde muchas veces predominan las tensiones personales.
- Atención. En numerosas comunidades, la intervención de un profesional independiente ayuda más a reducir conflictos internos que a detectar irregularidades económicas graves.
Quién puede impulsar esta revisión
La revisión puede proponerse desde distintos ámbitos dentro de la comunidad.
En algunos casos es el propio presidente quien la plantea para reforzar la transparencia de la gestión. En otros, la iniciativa parte de varios propietarios que solicitan incluir el asunto en el orden del día de la junta.
Lo habitual es que la contratación de este tipo de trabajos termine aprobándose mediante acuerdo comunitario, especialmente porque implica un coste económico que deberá asumir la comunidad.
Por eso resulta importante revisar previamente los estatutos y las normas internas de funcionamiento, ya que algunas comunidades establecen reglas concretas sobre las mayorías necesarias o sobre el procedimiento para incluir propuestas en junta.
En cualquier caso, conviene abordar estas situaciones con cierta prudencia.
Cuando la revisión se plantea desde la confrontación personal o desde acusaciones directas, el conflicto suele enquistarse todavía más. Sin embargo, cuando se presenta como una herramienta de transparencia y control objetivo, el clima dentro de la comunidad suele mejorar considerablemente.
El control económico de las comunidades cada vez es más importante
Las comunidades de propietarios manejan hoy importes económicos muy superiores a los de hace años. Obras de rehabilitación, instalaciones energéticas, ascensores, sistemas de seguridad, mantenimiento, suministros, derramas extraordinarias o contratos de servicios implican movimientos económicos cada vez más relevantes. Y cuanto mayor es el volumen económico, mayor termina siendo también la necesidad de control y supervisión.
Por eso la revisión externa de las cuentas está dejando de verse como algo excepcional reservado únicamente a comunidades conflictivas. En muchas ocasiones empieza a entenderse simplemente como una herramienta razonable de transparencia, buena gestión y prevención de problemas futuros.
Porque, al final, cuando las cuentas son claras y la información circula con normalidad, la convivencia dentro de la comunidad suele funcionar mucho mejor.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
Un cordial saludo,
