Los transportistas autónomos y las empresas de transporte tienen una nueva fecha que marcar en el calendario. El 5 de octubre entra en vigor la obligación de utilizar el documento electrónico de control para los servicios de transporte público de mercancías por carretera sujetos a esta exigencia. No se trata simplemente de sustituir un papel por un archivo digital. También habrá que adaptar la forma de emitirlo, modificarlo, facilitarlo al conductor y conservarlo. Se lo explicamos…
Los transportistas autónomos y las empresas dedicadas al transporte público de mercancías por carretera deben tener presente una fecha importante. El 5 de octubre de 2026 entra en vigor la obligación de utilizar en formato electrónico el Documento de Control Administrativo (DCA) en los servicios sujetos a esta exigencia.
La nueva obligación viene establecida en la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible. Por su parte, la Resolución de 5 de junio de 2026, publicada en el BOE de 12 de junio, regula las características técnicas que deben cumplir los documentos electrónicos y los sistemas utilizados para generarlos, consultarlos y conservarlos.
El documento no es nuevo. Desde hace años forma parte de la documentación que debe acompañar a determinados transportes y permite acreditar ante la Administración los datos esenciales del servicio realizado. Lo que cambia ahora es la manera de gestionarlo.
El documento tradicional en papel da paso al Documento electrónico de Control Administrativo, (conocido como DeCA), que deberá cumplir determinadas condiciones técnicas para que pueda consultarse y descargarse durante una inspección.
Para los transportistas, esto significa que ya no bastará con llevar un formulario cumplimentado en la cabina. Habrá que disponer de un sistema que permita generar correctamente el documento, ponerlo a disposición del conductor y conservarlo durante el plazo exigido.
- Atención. El cambio afecta a la documentación administrativa del transporte. No debe confundirse con la factura electrónica ni con otras obligaciones de digitalización que puedan afectar a la actividad empresarial.
¿Qué es el documento de control y por qué deben llevarlo los transportistas?
El Documento de Control Administrativo, conocido habitualmente como DCA, recoge la información esencial de un servicio de transporte de mercancías. Su finalidad es permitir que los servicios de inspección comprueben que el transporte se realiza conforme a las exigencias administrativas aplicables.
Entre los datos que deben figurar se encuentran la identificación del cargador contractual y del transportista efectivo, el origen y destino del transporte, la fecha del servicio, la mercancía transportada y su cantidad, así como la matrícula del vehículo. No se trata, por tanto, de un documento destinado únicamente a justificar una entrega o acreditar una relación comercial entre dos empresas. Tiene una función administrativa propia y forma parte de las obligaciones que deben cumplir los operadores del transporte.
La regulación básica se encuentra en la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres, su Reglamento y la Orden FOM/2861/2012, que desarrolla el documento de control para el transporte de mercancías.
- Atención. Que el transporte esté correctamente contratado o facturado no significa necesariamente que se haya cumplido la obligación de llevar el documento administrativo de control.
¿Qué cambia el 5 de octubre de 2026?
La Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, establece en su disposición transitoria octava la digitalización obligatoria de determinados documentos de control del transporte. Para el transporte público de mercancías por carretera, el Documento de Control Administrativo pasa a utilizarse en formato electrónico bajo la denominación DeCA.
En el transporte público de viajeros también se digitaliza la Hoja de Ruta, que pasa a denominarse Hoja electrónica de Ruta o HeRU.
Conviene entender bien el alcance del cambio. La obligación de documentar determinados transportes ya existía. Lo que se transforma es el soporte y la forma en la que el documento debe generarse, ponerse a disposición de la inspección y conservarse.
- Atención. Un documento de control cumplimentado únicamente en papel no sustituirá al DeCA cuando resulte obligatorio el formato electrónico. Conviene comprobar antes de octubre que el sistema utilizado por la empresa está preparado para cumplir los nuevos requisitos.
¿A qué transportistas afecta esta obligación?
La exigencia del Documento de Control Administrativo se refiere, con carácter general, al transporte público interior de mercancías por carretera sujeto a esta obligación. Esto comprende los servicios nacionales y los transportes de cabotaje que entren dentro de su ámbito de aplicación.
No debe interpretarse, sin embargo, que absolutamente todos los desplazamientos realizados por un vehículo de mercancías requieren el mismo documento. La normativa contempla exclusiones y situaciones específicas.
Entre ellas se encuentran determinados transportes que no necesitan autorización, las mudanzas, ciertos transportes de vehículos accidentados o especiales y algunos servicios de reparto de pequeños bultos, en los términos establecidos reglamentariamente.
El transporte privado complementario tampoco está sujeto a esta obligación en los mismos términos que el transporte público.
En los transportes internacionales deben tenerse en cuenta los documentos previstos en los convenios y normas que resulten aplicables.
- Atención. Antes de implantar el DeCA de forma generalizada conviene identificar qué servicios de la empresa están sujetos a la obligación y cuáles pueden encontrarse excluidos. No todos los transportes tienen necesariamente el mismo régimen documental.
El documento debe estar preparado antes de comenzar el transporte
Una de las cuestiones que más conviene trasladar a los conductores es que el documento electrónico no debería improvisarse cuando ya se está realizando el servicio. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características técnicas que deben cumplir las aplicaciones utilizadas para generar esta documentación.
El sistema debe disponer de los datos exigidos por la normativa y transformarlos en un fichero electrónico en cuanto se conozcan y, en cualquier caso, antes del inicio efectivo del servicio.
Además, debe quedar constancia de la fecha y hora de creación y de las modificaciones posteriores.
Para una empresa de transporte, esto obliga a coordinar correctamente a quien recibe el encargo, quien prepara la documentación y el conductor que realiza el desplazamiento.
- Atención. No conviene esperar a que el camión esté circulando para completar el documento. El procedimiento interno debe permitir que el DeCA esté generado y disponible antes de iniciar el servicio.
No sirve cualquier PDF ni un documento escaneado
Aquí aparece uno de los aspectos más importantes de la nueva obligación. El DeCA deberá generarse como un documento electrónico con las características técnicas previstas en la Resolución de 5 de junio de 2026.
Entre sus requisitos se encuentran el formato PDF, un tamaño máximo de 5 MB y la incorporación de metadatos relativos a la fecha y hora de creación y modificación. El archivo debe ser nativo digital.
Esto significa que no basta con cumplimentar el antiguo documento en papel, fotografiarlo con el teléfono móvil o escanearlo para guardarlo posteriormente como PDF. Aunque visualmente pueda parecer el mismo documento, no necesariamente cumple las condiciones exigidas.
Además, el DeCA debe incorporar un código QR que permita acceder a su descarga.
- Atención. Escanear un documento en papel y enviarlo por correo electrónico o WhatsApp no equivale a generar correctamente el DeCA. Antes de utilizar una aplicación, hay que comprobar que produce archivos ajustados a los requisitos técnicos establecidos.
El código QR será una pieza fundamental durante las inspecciones
El documento electrónico debe incorporar un código QR vinculado a una dirección web específica desde la que pueda descargarse el archivo. La finalidad es facilitar el acceso a la documentación durante los controles en carretera.
Por ello, no basta con que la empresa tenga el documento guardado en su ordenador o que el conductor pueda mostrar una imagen en su teléfono.
La dirección web debe permitir acceder directamente al PDF, mediante una conexión segura y sin exigir credenciales, autenticaciones o pasos adicionales que dificulten la descarga. Cada documento debe disponer de su propia dirección de acceso.
En la práctica, la empresa tendrá que asegurarse de que el sistema utilizado no solamente genera el DeCA, sino que permite consultarlo correctamente cuando sea necesario.
- Atención. Antes de comenzar a utilizar una plataforma, conviene hacer una prueba real. Escanear el QR desde otro dispositivo y comprobar que el PDF se descarga directamente puede evitar problemas durante una inspección.
¿Qué debe llevar el conductor en el vehículo?
La digitalización no elimina la necesidad de que el conductor pueda presentar la documentación correspondiente durante el servicio. La Resolución de 5 de junio de 2026 permite disponer de una copia digital o impresa del documento, siempre con el código QR incorporado.
La copia en papel puede seguir teniendo utilidad práctica, pero no sustituye la obligación de que el documento se haya generado electrónicamente conforme a los requisitos exigidos.
Por tanto, una empresa puede facilitar al conductor una copia impresa del DeCA correctamente generado, siempre que se mantenga la posibilidad de acceder al documento electrónico.
También conviene que el conductor sepa cómo localizar el archivo actualizado si se produce algún cambio durante el transporte.
- Atención. No debe confundirse llevar una copia impresa de un DeCA correctamente generado con seguir utilizando el antiguo documento en papel. Son situaciones diferentes.
¿Qué ocurre si cambian los datos durante el trayecto?
En el transporte de mercancías pueden surgir modificaciones después de haber comenzado el servicio. Puede cambiar algún dato de la operación, producirse una incidencia o resultar necesario actualizar la información que figura en el documento. La normativa técnica contempla esta posibilidad.
La empresa podrá modificar el PDF existente, conservando los datos anteriores y el motivo del cambio, o generar un nuevo documento con su correspondiente dirección web y código QR.
En cualquier caso, la información actualizada deberá facilitarse al conductor.
Esto obliga a establecer un procedimiento claro para comunicar las modificaciones entre la oficina y el vehículo.
- Atención. Si durante el servicio se modifica información relevante, el conductor debe disponer del documento actualizado. Las anotaciones manuscritas realizadas sobre una copia impresa no sustituyen el procedimiento electrónico de modificación.
¿Quién debe encargarse de preparar el documento?
Esta es una cuestión especialmente importante para los transportistas autónomos que trabajan habitualmente para cargadores, operadores logísticos o agencias de transporte. La normativa atribuye obligaciones relacionadas con la formalización del documento tanto al cargador contractual como al transportista efectivo.
Por ello, no resulta aconsejable dar por hecho que toda la responsabilidad corresponde a la empresa que contrata el transporte o, por el contrario, exclusivamente al conductor.
En la práctica, lo recomendable es acordar previamente quién genera el DeCA, cómo se facilita al transportista y quién se ocupa de las posibles modificaciones.
La ausencia del documento durante una inspección puede tener consecuencias para los sujetos obligados conforme al régimen de responsabilidades aplicable.
- Atención. Si un transportista trabaja para varias agencias o cargadores, conviene aclarar con cada uno quién prepara el documento y cómo se lo facilitará antes de comenzar el servicio. La falta de coordinación entre empresas puede acabar generando incidencias en carretera.
El DeCA no sustituye automáticamente a la carta de porte
Otra confusión frecuente consiste en pensar que la digitalización del documento de control supone también la obligación de utilizar una carta de porte electrónica. No es así.
El DeCA tiene una finalidad administrativa relacionada con el control del transporte. La carta de porte, regulada en el ámbito nacional por la Ley 15/2009 y, en el transporte internacional correspondiente, por el Convenio CMR, responde a la documentación de la relación contractual de transporte.
Aunque ambos documentos pueden contener información semejante, tienen naturaleza y funciones diferentes.
La implantación del DeCA no convierte por sí sola en obligatoria la carta de porte electrónica o eCMR.
- Atención. Las empresas que ya utilizan cartas de porte digitales deben comprobar si su sistema permite también generar el DeCA con todos los requisitos exigidos. Utilizar documentación electrónica no significa necesariamente cumplir todas las obligaciones de digitalización.
Los transportistas de mercancías peligrosas deben prestar especial atención
Cuando el transporte afecta a mercancías peligrosas, entra en juego otra documentación específica. El documento de transporte exigido por la normativa ADR (Acuerdo sobre el Transporte Internacional de Mercancías Peligrosas por Carretera) responde a unas obligaciones diferentes de las previstas para el DeCA.
La nueva regulación permite que ambos documentos se mantengan separados o que se integren en un único archivo, siempre que este cumpla simultáneamente los requisitos de contenido y las condiciones técnicas aplicables.
Por tanto, el transportista puede encontrarse con un DeCA electrónico y un documento ADR independiente, o con una solución documental integrada correctamente preparada.
- Atención. Utilizar un único documento para varias obligaciones puede simplificar la gestión, pero solamente si incorpora todos los datos y requisitos exigidos por cada normativa. La digitalización del DeCA no elimina las obligaciones específicas del transporte de mercancías peligrosas.
¿Durante cuánto tiempo debe conservarse el documento?
La obligación no termina cuando el conductor entrega la mercancía. El DeCA debe conservarse durante al menos un año, conforme a las características técnicas establecidas en la Resolución de 5 de junio de 2026. Durante el servicio, el documento debe encontrarse disponible para su descarga a través de la dirección web correspondiente.
Transcurridos 7 días naturales desde la finalización del transporte, puede desactivarse esa opción de descarga, sin que ello elimine la obligación de conservar el archivo durante el plazo exigido.
La empresa debe disponer, por tanto, de un sistema de archivo que permita recuperar los documentos cuando resulte necesario.
- Atención. La finalización del transporte no autoriza a eliminar inmediatamente el DeCA. Conviene comprobar que la plataforma utilizada permite conservar y recuperar los archivos durante el periodo obligatorio.
Existen herramientas para facilitar la digitalización
La nueva obligación no significa necesariamente que cada transportista deba desarrollar su propio programa informático. Existen soluciones tecnológicas que permiten gestionar la documentación electrónica del transporte.
Entre ellas se encuentra SIMPLE, una plataforma gratuita impulsada por el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible, Puertos del Estado y ADIF para facilitar la digitalización y la gestión de la cadena logística.
Entre sus funcionalidades se incluye la generación de documentos electrónicos de control. El acceso puede solicitarse a través de la plataforma, creando inicialmente una entidad y posteriormente los usuarios adicionales que resulten necesarios.
También pueden utilizarse otras aplicaciones, siempre que cumplan los requisitos técnicos exigidos.
- Atención. Antes de contratar una herramienta de pago, puede resultar conveniente valorar las soluciones disponibles y comprobar cuál se adapta mejor al volumen de transportes, número de conductores y forma habitual de trabajar de la empresa.
¿Qué deberían hacer los transportistas antes del 5 de octubre?
El plazo para adaptarse aconseja no dejar la implantación para el último momento. Para un transportista autónomo puede ser suficiente con familiarizarse con una aplicación que permita generar, recibir y consultar correctamente los documentos.
En una empresa con varios vehículos, conductores y clientes, probablemente será necesario revisar también los procedimientos de contratación, planificación y seguimiento de los servicios.
Conviene comprobar que el sistema elegido permite generar el PDF exigido, incorporar el QR, facilitar el acceso durante una inspección, modificar los datos cuando resulte necesario y conservar los archivos.
También será importante que los conductores reciban unas instrucciones sencillas sobre cómo presentar la documentación y qué hacer si se produce alguna incidencia.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
Un cordial saludo,
