Contratos difíciles de entender, formularios complejos, procesos digitales poco intuitivos o información comercial excesivamente técnica pueden convertirse en un problema de cumplimiento normativo. Desde el 2 de enero de 2027, el nuevo Reglamento de accesibilidad cognitiva reforzará las obligaciones para que determinados bienes, servicios, comunicaciones y procesos laborales resulten más fáciles de comprender.
Cuando hablamos de accesibilidad solemos pensar en rampas, ascensores, puertas suficientemente anchas o plazas reservadas. Sin embargo, existe otro tipo de barrera que puede resultar igualmente importante: no entender la información que tenemos delante o no saber cómo realizar correctamente un trámite.
Un contrato excesivamente complejo, una web en la que resulta difícil saber dónde hay que pulsar, unas condiciones comerciales incomprensibles o un sistema de identificación que exige memorizar numerosos pasos también pueden impedir a una persona utilizar un servicio con autonomía.
Precisamente sobre estas barreras actúa el Real Decreto 707/2026, de 2 de septiembre, que aprueba el Reglamento de las condiciones básicas de accesibilidad cognitiva y que fue publicado en el BOE de 3 de septiembre de 2026. La norma entrará en vigor el 2 de enero de 2027.
Y no afecta únicamente a las Administraciones. Empresas, profesionales y prestadores de determinados servicios también deberán revisar cómo informan, contratan, atienden y se relacionan con clientes y trabajadores.
¿Qué se entiende por accesibilidad cognitiva?
La finalidad es conseguir que una persona pueda comprender la información, orientarse y utilizar bienes y servicios con la mayor autonomía posible.
Para ello, la norma recurre a herramientas como el lenguaje claro y sencillo, la lectura fácil, los pictogramas, los apoyos visuales, los formatos alternativos y las tecnologías que faciliten la comunicación y la comprensión.
Es importante señalar que el concepto de dificultad cognitiva utilizado por el Reglamento es amplio. No se limita exclusivamente a la discapacidad. También contempla barreras relacionadas con situaciones de salud, edad, factores socioeconómicos como el analfabetismo o circunstancias contextuales como el desconocimiento del idioma.
- Atención. Accesibilidad cognitiva no significa simplemente escribir con letra grande. Afecta a la forma de redactar, estructurar, presentar y comunicar información y, en determinados casos, al propio diseño de los procesos.
El lenguaje sencillo gana protagonismo
Uno de los cambios que más fácilmente pueden trasladarse al día a día empresarial es la utilización de un lenguaje comprensible. El Reglamento define el lenguaje sencillo como aquel que permite que las personas obtengan la información que necesitan, puedan entenderla y utilizarla. Entre sus recomendaciones aparecen las frases cortas, las palabras de uso común, evitar o sustituir acrónimos y recurrir a imágenes cuando faciliten la comunicación.
Además, establece como principio general que la información cognitivamente accesible debe ser fácil de comprender y poder facilitarse a través de diferentes formatos y apoyos. La adaptación no podrá suponer un coste adicional para quien la necesita.
Para las empresas, esto invita a revisar algo mucho más amplio que la página web.
Información comercial, instrucciones, formularios, comunicaciones, procesos de contratación y determinados documentos dirigidos a clientes pueden quedar afectados.
- Atención. Una redacción jurídicamente correcta puede resultar, al mismo tiempo, difícil de comprender. La nueva regulación obliga a prestar más atención a ambas dimensiones.
Las empresas que ofrecen bienes y servicios al público deberán revisar su información
Este es uno de los apartados con mayor impacto empresarial. Para los proveedores y prestadores de bienes y servicios comprendidos en el ámbito regulado, el Reglamento exige que la información sobre los servicios ofrecidos se difunda en formatos cognitivamente accesibles. También contempla medios alternativos de comunicación, productos de apoyo, tecnologías de asistencia y, cuando sea necesario, personal con preparación adecuada.
La información comercial básica deberá proporcionarse en lenguaje sencillo y, cuando sea posible, acompañarse de apoyos visuales.
Además, deberá disponerse de hoja de reclamaciones en formato de lectura fácil. Las cuestiones relacionadas con la contratación, el consentimiento y las instrucciones de uso y consumo también deberán trasladarse en lenguaje sencillo.
- Atención. Comercios y otros prestadores de servicios al público deberían revisar antes de 2027 cómo explican sus servicios, condiciones, contratación y reclamaciones, teniendo en cuenta su concreto ámbito de aplicación.
Las páginas web y los procesos digitales también entran en juego
Para las empresas incluidas en los ámbitos de telecomunicaciones y servicios de la sociedad de la información, el Reglamento alcanza expresamente a los contenidos, documentos, formularios y elementos multimedia. Pero va más allá, también afecta a procesos especialmente sensibles en cualquier relación digital, como el consentimiento, la identificación, la autenticación, la firma y el pago, así como a las herramientas relacionadas con la contratación y la aceptación de condiciones.
Asimismo, se contemplan diferentes medios y formatos accesibles para los canales de atención al público y se promueve la accesibilidad en apartados tan cotidianos como perfiles de usuario, facturas, datos económicos, pasarelas de pago, contacto o reclamaciones.
Esto puede obligar a mirar una página web de otra manera. No basta con preguntarse si funciona técnicamente. También habrá que valorar si el usuario entiende qué tiene que hacer en cada momento.
- Atención. Especialmente las empresas que venden, contratan o prestan servicios por Internet deberían revisar sus formularios, altas, aceptación de condiciones, sistemas de identificación y procesos de pago.
Las condiciones contractuales deberán poder entenderse
Otro punto relevante para empresas y profesionales está en la contratación. El Reglamento establece que las cuestiones relacionadas con la contratación, el consentimiento y las instrucciones de uso y consumo deben trasladarse en lenguaje sencillo.
Esto no significa necesariamente sustituir todos los contratos empresariales por documentos de lectura fácil. Sí supone prestar atención a que la información que debe recibir el consumidor o usuario resulte comprensible dentro de los supuestos afectados por la norma.
En la práctica, puede ser conveniente revisar contratos de adhesión, condiciones generales, documentos de consentimiento, instrucciones y comunicaciones que acompañan a la contratación.
- Atención. Simplificar el lenguaje no significa eliminar información jurídica necesaria. El reto será mantener la precisión legal haciendo que las condiciones sean comprensibles.
También cambia la forma de seleccionar personal
El Reglamento contiene obligaciones específicas en materia laboral. Las empresas deberán garantizar que las ofertas, condiciones y requisitos de contratación se publiquen de manera accesible y, en todo caso, utilizando lenguaje sencillo.
Además, las personas candidatas que reúnan los requisitos de titulación y experiencia podrán solicitar gratuitamente una adaptación de la entrevista para hacerla cognitivamente accesible, sin que esa solicitud pueda utilizarse para excluirlas del proceso.
Esto aconseja revisar no solo los anuncios de empleo, sino también determinados procedimientos utilizados por Recursos Humanos.
- Atención. Una solicitud de adaptación de la entrevista no puede convertirse en motivo de exclusión del candidato cuando concurran las condiciones establecidas por la norma.
Formación y prevención de riesgos laborales
Aquí aparece otro cambio especialmente relevante para empleadores. Cuando resulte aplicable el artículo 14, la formación promovida por la empresa deberá adaptarse, si así se solicita, a las recomendaciones de accesibilidad cognitiva y proporcionar documentación en lectura fácil y formatos alternativos.
Además, la documentación utilizada en la formación sobre prevención de riesgos laborales y protocolos de emergencia deberá elaborarse en lenguaje claro y disponer de una versión en lectura fácil, incorporando apoyos visuales cuando sea posible.
Es importante no generalizar este apartado. Estas obligaciones laborales se aplican cuando el trabajador acredita un grado de discapacidad igual o superior al 33 % y una discapacidad intelectual en los términos establecidos reglamentariamente.
- Atención. Las empresas que tengan trabajadores en esta situación deberían incluir la accesibilidad cognitiva en la revisión de su documentación laboral y preventiva antes de 2027.
Fichaje, contraseñas y plataformas internas
La accesibilidad cognitiva también alcanza determinadas herramientas utilizadas diariamente dentro de la empresa. El Reglamento establece criterios para los sistemas de fichaje y autenticación en la sede electrónica empresarial. Entre ellos se encuentra permitir alternativas que no requieran recordar una contraseña, ofrecer distintas posibilidades de acceso, utilizar sistemas de doble verificación y facilitar asistencia remota para seguir los pasos realizados en la plataforma.
Es un buen ejemplo de hasta qué punto la nueva accesibilidad no se limita a redactar documentos de otra manera. También afecta a la experiencia de uso de las herramientas tecnológicas.
- Atención. Recursos Humanos, prevención de riesgos, tecnología y cumplimiento normativo tendrán que trabajar de forma coordinada. La accesibilidad cognitiva puede afectar simultáneamente a documentos y herramientas digitales.
Documentos, reuniones y organización del trabajo
Los trabajadores incluidos en el ámbito específico del artículo 14 podrán utilizar sus medios habituales de comunicación aumentativa y alternativa y solicitar la adaptación de documentos necesarios para sus tareas y de las reuniones en las que participen.
La empresa deberá realizar esas adaptaciones salvo que supongan una carga desproporcionada. Si considera que concurre esa circunstancia, tendrá que comunicarlo por escrito y hacerlo además de forma cognitivamente accesible.
Por tanto, no basta con responder negativamente a una petición de adaptación. Habrá que valorar la solicitud y, cuando corresponda, justificar adecuadamente la imposibilidad de realizarla.
- Atención. La “carga desproporcionada” no debería utilizarse como una negativa automática. La empresa tendrá que valorar la adaptación solicitada y comunicar su decisión en los términos previstos.
No cumplir puede tener consecuencias
La accesibilidad cognitiva no queda configurada únicamente como una recomendación o buena práctica. El Reglamento incorpora un régimen sancionador. Las acciones u omisiones que vulneren sus condiciones y estén tipificadas en la legislación sobre derechos de las personas con discapacidad o en la normativa autonómica correspondiente podrán ser sancionadas.
En el ámbito laboral, las infracciones relacionadas con igualdad de oportunidades, no discriminación y accesibilidad universal continuarán sometidas al régimen de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
- Atención. A partir de 2027, la accesibilidad cognitiva deberá contemplarse también desde una perspectiva de cumplimiento normativo y prevención de riesgos legales.
¿Qué deberían revisar las empresas antes del 2 de enero de 2027?
No parece recomendable esperar a enero para comprobar si la empresa está preparada. Un primer diagnóstico debería centrarse, según la actividad y obligaciones aplicables, en webs y aplicaciones, formularios, información comercial, procesos de contratación, consentimientos, condiciones de servicio, sistemas de identificación y pago, atención al cliente, reclamaciones y canales de comunicación.
En materia laboral convendrá revisar las ofertas de empleo y, cuando concurran los requisitos del artículo 14, la formación, prevención de riesgos, protocolos de emergencia, sistemas de fichaje, plataformas internas y procedimientos para solicitar adaptaciones.
La norma, además, establece condiciones básicas para todo el territorio español, dentro de un Reglamento que abarca numerosos ámbitos, desde bienes y servicios hasta empleo, telecomunicaciones, Administración y Justicia.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
Un cordial saludo,
