La AEPD ha aclarado en una nota que los hospedajes no pueden pedir copias del DNI o pasaporte para cumplir con el Real Decreto 933/2021: solo deben recoger los datos expresamente previstos. Los alojamientos deberán adaptar sus formularios y sistemas de registro: las copias de documentos de identidad suponen un tratamiento excesivo de datos y elevan el riesgo de suplantación.
El pasado 17 de junio de 2025, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una nota informativa dirigida a los titulares de actividades de hospedaje, aclarando cómo deben cumplirse las obligaciones del Real Decreto 933/2021, que regula el registro documental de viajeros.
En concreto, se establece que no está permitido pedir copias del DNI o pasaporte a clientes de alojamientos. Hacerlo vulnera el principio de minimización de datos (art. 5.1.c RGPD) y constituye un tratamiento excesivo, al incluir datos sensibles no requeridos (fotografía, fecha de caducidad, CAN, nombres de los padres).
1. Por qué no sirven las copias de documentos
- Contienen más información de la que exige la norma (datos biométricos, filiación).
- No permiten comprobar con certeza la identidad del huésped, ya que un archivo o foto puede falsificarse.
- No cubren todos los datos que sí exige el Anexo I del Real Decreto 933/2021 (A.3, A.4, B.3, B.4).
- Aumentan el riesgo de suplantación si se almacenan o circulan sin garantías.
Atención. Conservar fotocopias o escaneos del DNI puede derivar en sanciones por incumplimiento del RGPD, con multas significativas.
2. Qué datos deben recogerse
La norma obliga a recopilar únicamente los datos previstos en el Anexo I del RD 933/2021. Estos pueden recogerse mediante un formulario presencial u online, que incluya los campos exigidos y nada más.
Atención. Cualquier dato adicional no contemplado en la norma supone un exceso y puede ser sancionado.
3. Cómo verificar la autenticidad
- Presencial: basta con una verificación visual del documento de identidad mostrado en recepción.
- Online: se recomienda utilizar:
- Certificados digitales.
- Comprobación de datos asociados al pago.
- Códigos enviados al teléfono o email del cliente como doble factor de autenticación.
La AEPD admite que pueden aplicarse otros mecanismos, siempre que sean evaluados por el responsable del tratamiento y cumplan con el RGPD.
Atención. No hay « barra libre »: cualquier método adicional debe ser evaluado y documentado como parte del análisis de riesgos en materia de protección de datos.
4. Recomendaciones prácticas para empresas de hospedaje
- Revisar los formularios actuales y eliminar cualquier referencia a la « copia » del DNI/pasaporte.
- Formar al personal de recepción: el documento se muestra, pero no se fotocopia ni se archiva.
- Implantar verificaciones online seguras si se aceptan reservas sin contacto presencial.
- Actualizar las políticas de privacidad para explicar de forma clara qué datos se recogen y con qué finalidad.
- Conservar solo los datos exigidos y aplicar plazos de borrado adecuados.
En definitiva, la AEPD recuerda que la finalidad del RD 933/2021 es proteger personas y bienes, pero esto debe hacerse con respeto al RGPD. En los hospedajes, la clave está en recoger únicamente los datos necesarios y verificarlos de forma proporcional, sin recurrir a copias de documentos que añaden riesgos innecesarios y carecen de validez.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración quepuedan tener al respecto.
Un cordial saludo,
