Una cuestión a tener presente y que en muchas ocasiones es desconocida, es el derecho que corresponde a los socios a solicitar la presencia en la junta general de socios, de un Notario que levante acta notarial de la reunión.
El acta notarial es un documento testimonial que recoge por escrito la existencia, valida formación y exacto contenido de lo acontecido en el seno de la junta, cumpliendo en este sentido la misma finalidad probatoria que el acta ordinaria, “con el valor añadido de que al ser un documento público queda bajo la fe del notario los hechos consignados en la misma”.
Competencia exclusiva de los administradores para efectuar el requerimiento notarial
De acuerdo con el artículo 203 de la Ley de Sociedades de Capital, los administradores podrán requerir la presencia de notario para que levante acta de la junta general y estarán obligados a hacerlo siempre que, con 5días de antelación al previsto para la celebración de la junta, lo soliciten socios que representen, al menos, el 1% del capital social en la sociedad anónima o el 5% en la sociedad de responsabilidad limitada. En este caso, los acuerdos sólo serán eficaces si constan en acta notarial.
El acta notarial no se someterá a trámite de aprobación, tendrá la consideración de acta de la junta y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre.
Los honorarios notariales serán de cargo de la sociedad.
Acta notarial de la Junta
El Notario que hubiese sido requerido por los administradores para asistir a la celebración de la Junta y levantar acta de la reunión, juzgará la capacidad del requirente y, salvo que se trate de Junta o Asamblea Universal, verificará si la reunión ha sido convocada con los requisitos legales y estatutarios, denegándolo en otro caso.
Una vez aceptado el requerimiento, el Notario se personará en el lugar, fecha y hora indicados en el anuncio, y procederá a asegurarse de la identidad y de los cargos de Presidente y Secretario de la reunión.
Constituida la Junta, preguntará a la asamblea si existen reservas o protestas sobre las manifestaciones del Presidente relativas al número de socios concurrentes y al capital presente.
Además de las circunstancias generales derivadas de la legislación notarial y registral, el Notario dará fe de los siguientes hechos o circunstancias:
1.ª De la identidad del Presidente y Secretario, expresando sus cargos.
2.ª De la declaración del Presidente de estar válidamente constituida la Junta y del número de socios con derecho a voto que concurren personalmente o representados y de su participación en el capital social.
3.ª De que no se han formulado por los socios reservas o protestas sobre las anteriores manifestaciones del Presidente y, en caso contrario, del contenido de las formuladas, con indicación de su autor.
4.ª De las propuestas sometidas a votación y de los acuerdos adoptados, con transcripción literal de unas y otros, así como de la declaración del Presidente de la Junta sobre los resultados de las votaciones, con indicación de las manifestaciones relativas al mismo cuya constancia en acta se hubiere solicitado.
5.ª De las manifestaciones de oposición a los acuerdos y otras intervenciones cuando así se solicite, consignando el hecho de la manifestación, la identificación del autor y el sentido general de aquélla o su tenor literal si se entregase al Notario texto escrito, que quedará unido a la matriz.
El Notario podrá excusar la reseña de las intervenciones que, a su juicio, no fueren pertinentes por carecer de relación con los asuntos debatidos o con los extremos del orden del día. Cuando apreciare la concurrencia de circunstancias o hechos que pudieran ser constitutivos de delito podrá interrumpir su actuación haciéndolo constar en el acta.
Si las sesiones se prolongan durante dos o más días consecutivos, la reunión de cada día se consignará como diligencia distinta en el mismo instrumento y por orden cronológico.
En ningún caso el Notario calificará la legalidad de los hechos consignados en el instrumento.
La diligencia relativa a la reunión, extendida por el Notario en el propio acto o, ulteriormente, en su estudio con referencia a las notas tomadas sobre el lugar, no necesitará aprobación, ni precisará ser firmada por el Presidente y el Secretario de la Junta.
El acta notarial tendrá la consideración de acta de la Junta y, como tal, se transcribirá en el Libro de actas de la sociedad.
En la práctica, la fe pública notarial es útil a fin de dejar constancia fehaciente de lo que realmente ha sucedido en la junta general. Así, por ejemplo, puede quedar debidamente acreditado por parte del notario que los administradores han aclarado a los socios cuantas cuestiones hayan puesto de manifiesto éstos o, por el contrario, los socios minoritarios pueden tener la certeza de que se dejará constancia de lo contrario, en los casos en los que esto haya sucedido así.
En definitiva, el acta notarial se trata de un recurso de gran utilidad al que conviene acudir en todos aquellos casos en los que exista un conflicto entre los socios de una compañía mercantil.
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