Hoy en día cada vez es más común que las empresas tengamos que desplazar a un trabajador a otro país temporalmente como parte de un plan estratégico de expansión, para controlar nuestra actividad en otro país, o incluso como parte de un plan de desarrollo profesional y también es común que nos perdamos entre los requisitos legales que hay que cumplir para llevarlo a cabo con éxito.
Este artículo intentará arrojar un poco de luz resumiendo las principales cuestiones que hay que valorar y tener en cuenta si este es tu caso.
El ciclo vital de la expatriación cuenta de 3 momentos diferenciados;
1. En país de origen
- Seleccionar qué trabajador es el adecuado; habrá que valorar las competencias técnicas, experiencia internacional, conocimiento de idiomas, flexibilidad familiar, experiencia profesional del candidato idóneo.
- Pactar las condiciones de compensación, que sean adecuadas y consistentes y de fácil administración y comprensión. Deben suponer una continuidad salarial válida durante todo el tiempo que el trabajador esté desplazado, que contemple el cambio de residencia y que ofrezca beneficios destinados a la adaptación en el país de destino; ayuda en idiomas, asistencia sanitaria, mudanza, ayuda instalación, vivienda, seguro de vida, ayuda vehículo, educación de los hijos y todo tipo de gestiones y obligaciones que requiera cumplirse para la entrada y estancia en el país de destino; asesoría fiscal y laboral, tramitación de permisos legales, apertura de cuentas bancarias…
- Las condiciones acordadas deberán plasmarse por escrito mediante La Carta de Asignación o Transfer Letter, que deberá recoger entre otros; la fecha de inicio y duración, las condiciones retributivas, los beneficios pactados, la fiscalidad y normativa laboral aplicable, horarios, vacaciones, términos y condiciones de trabajo, motivos de retorno anticipado, indemnización.
2. En el país de destino
- El momento de más estrés es la adaptación, para superarlo será elemento clave la planificación y organización que se haya llevado a cabo previamente en el país de origen.
- Durante el tiempo que dure el desplazamiento tendremos que realizar un control y seguimiento de la expatriación; ajuste de monedas, mantenimiento de coberturas de Seguridad Social, pago de impuestos donde corresponda, gestión de nóminas.
3. Repatriación;
- Consiste en gestionar la transición y facilitar la integración del trabajador, prestando un servicio de reubicación para facilitar las gestiones relativas a vivienda, colegios y gestiones administrativas en el país de origen.
Este proceso conlleva la planificación y análisis de diversas materias antes, durante y tras la reincorporación de un expatriado, desde el ámbito laboral, fiscal y de seguridad social, pasando por un análisis migratorio del país de destino, así como un análisis previo de compensación y costes del desplazamiento que se quiera realizar.
En materia laboral habrá que acordar el desplazamiento mediante la Carta de Expatriación que deberá recoger las condiciones adoptadas y garantizar a los desplazados las condiciones de trabajo y empleo aplicables a su país sin perjuicio de aplicar las condiciones de trabajo más favorables derivadas de lo dispuesto en la legislación española según Directiva 96/71/CE.
Igualmente deberá recoger las condiciones de retorno, expectativas de vacante, movilidad funcional, movilidad geográfica o incluso extinción de la relación laboral, en cuyo caso qué salario regulador habrá que tenerse en cuenta para el cálculo de la debida indemnización, si el de antes de la expatriación o el durante.
Dependiendo del país de origen y de destino, en materia de Seguridad Social nos regiremos por Los Reglamentos Comunitarios, dentro del ámbito comunitario, o por Convenios Bilaterales en un ámbito extracomunitario.
Conforme a la normativa comunitaria, los trabajadores desplazados deberán estar sujetos a una única legislación de Seguridad Social. Según los Reglamentos, el régimen aplicado será el establecido por la legislación del país de destino, con una excepción, el trabajador podrá estar sujeto a la legislación del país de origen a condición de que la duración del desplazamiento no exceda de 24 meses y que la persona no sea enviada en sustitución de otra persona.
El desplazamiento será inicialmente de 12 meses prorrogado por 12 meses más y tendrá un período máximo de 5 años, y se exigirá una carencia previa de cotización en el país de origen de 1 mes en los últimos tres meses.
Además, cada país puede tener sus propias especialidades.
Dependiendo del país de origen y destino habrá que estar a la existencia de los mismos, o no, en cuyo caso, se puede dar el escenario de que No exista Convenio Internacional. En estos casos se aplicará a los trabajadores desplazados la Orden de 27 de enero de 1982 por la que existe obligación de mantener las cotizaciones en España, pudiendo existir doble cotización si también es aplicable la legislación del país de destino.
Dependiendo de la fecha y de la duración del desplazamiento la residencia fiscal del expatriado estará determinada en España, o en el país de destino, dependiendo de que la estancia sea de más de 183 días del año natural, por tanto, si el desplazamiento se produce durante el primer o segundo semestre del año, el expatriado tendrá o no la residencia fiscal en España y existirá obligación de declarar las rentas del trabajo en España o a través del Impuesto de la Renta de los No Residentes
En caso de duda habrá que aplicar unas reglas de desempate, en función de donde se encuentre el centro de intereses económico, de donde esté el vínculo familiar, la residencia habitual, o la nacionalidad del desplazado.
Para evitar problemas, es conveniente solicitar siempre un Certificado de Residencia Fiscal.
Es posible disfrutar de una exención fiscal por los trabajos realizados en el extranjero por aplicación del Artículo 7p de la LIRPF, siempre que se cumplan una serie de requisitos para los días que el trabajador efectivamente ha estado desplazado en el extranjero, con un límite de 60.101,21 € por ejercicio económico. Pueden solicitarse medios de prueba para justificar esa exención; contrato con la empresa extranjera, justificantes del desplazamiento, alojamiento, etc.
Por último, antes de llevar a cabo la expatriación de un trabajador, debe realizarse un análisis de los aspectos migratorios necesarios para entrar y ejercer la actividad en el país de destino que se pretenda, de tal manera que se tiene que evaluar cuestiones diversas como; vacunaciones, cursos culturales de inmersión, apostillas/legalizaciones, perfil del expatriado, certificado de antecedentes penales, Empresa Sponsor en el país de destino, documentos básicos necesarios, licencias, permisos, etc..
Este análisis migratorio será necesario realizarse de manera previa, y contemplará los requisitos previos para acceder al país de destino, para permanecer en el mismo, y los requisitos de salida de cara a la repatriación del trabajador una vez finalice el desplazamiento.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
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Eva Espina
Directora Área Laboral
