Han pasado cuatro años desde la presentación de un impuesto y la pregunta parece sencilla. ¿Podemos eliminar las facturas y el resto de documentación? No siempre. El plazo general de prescripción tributaria no debe confundirse con el tiempo durante el cual determinados datos, créditos fiscales o deducciones pueden seguir produciendo efectos y, por tanto, quedar sujetos a comprobación.
Existe una regla que muchas empresas conocen bien. Las obligaciones tributarias prescriben, con carácter general, a los cuatro años. A partir de ahí se ha extendido una conclusión que parece lógica, pero que puede llevar a equivocaciones. Si han transcurrido cuatro años, toda la documentación fiscal relacionada con ese ejercicio puede destruirse. No necesariamente.
Una cosa es que haya prescrito el derecho de la Administración a determinar mediante liquidación una deuda tributaria correspondiente a un determinado periodo y otra distinta que ciertos datos nacidos en ese ejercicio hayan dejado de tener consecuencias fiscales.
Hay cantidades que se generan un año y se aprovechan varios ejercicios después. Es precisamente en esos casos donde guardar únicamente cuatro años de documentación puede resultar insuficiente.
- Atención. Antes de destruir documentación fiscal antigua conviene comprobar si alguna cantidad, deducción, base o crédito nacido en aquel ejercicio continúa produciendo efectos en ejercicios posteriores.
Plazo de prescripción de 4 años versus facultad de comprobar determinados elementos fiscales
El artículo 66 de la Ley General Tributaria (LGT) establece, con carácter general, un plazo de prescripción de cuatro años para distintos derechos de la Administración y del obligado tributario. Entre ellos se encuentra el derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria mediante la correspondiente liquidación.
Pero la propia Ley LGT diferencia ese derecho de la facultad de comprobar determinados elementos fiscales. Aquí aparece una cuestión que en la práctica resulta fundamental. Un ejercicio puede estar prescrito a efectos de practicar una nueva liquidación y, sin embargo, un elemento nacido en aquel periodo puede continuar siendo relevante porque se está utilizando en una declaración posterior que todavía no ha prescrito.
Por eso no conviene identificar automáticamente prescripción del ejercicio con desaparición de cualquier obligación de acreditar lo sucedido en él.
- Atención. Que Hacienda ya no pueda liquidar nuevamente un determinado ejercicio no significa necesariamente que toda la información procedente de ese periodo haya quedado fuera de cualquier comprobación.
Cuidado con los créditos fiscales que pueden comprobarse durante 10 años
La LGT establece una regla específica para determinadas partidas. El artículo 66 bis dispone que el derecho de la Administración para iniciar la comprobación de bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación y deducciones aplicadas o pendientes de aplicación prescriben a los diez años.
El cómputo comienza desde el día siguiente a aquel en que finaliza el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo en el que nació el derecho.
Estamos, por tanto, ante un plazo muy diferente de los cuatro años que habitualmente se manejan cuando se habla de prescripción tributaria.
Y tiene una consecuencia práctica bastante evidente. Si una empresa conserva un crédito fiscal para aprovecharlo posteriormente, también debería preocuparse por conservar aquello que permita demostrar que ese crédito existe y está correctamente calculado.
- Atención. Los diez años no deben contarse simplemente desde la fecha de la factura o desde el cierre contable. La ley toma como referencia la finalización del plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación en la que se generó el derecho correspondiente.
Las bases imponibles negativas
Las bases imponibles negativas del Impuesto sobre Sociedades permiten comprender perfectamente el problema. Una sociedad puede generar pérdidas fiscales en un determinado ejercicio y utilizar esas bases negativas para reducir bases imponibles positivas posteriores, dentro de los requisitos y límites establecidos por la normativa.
Eso significa que una cantidad nacida hace años puede seguir teniendo consecuencias fiscales bastante tiempo después.
La Administración dispone de 10 años para iniciar la comprobación de esas bases imponibles negativas en los términos establecidos por el artículo 66 bis LGT.
El TEAC (Resolución 7028/2022) ha añadido una precisión especialmente relevante sobre la prueba. Durante ese plazo, el contribuyente debe conservar no solamente las autoliquidaciones y los libros contables, sino también los soportes documentales de las operaciones reflejadas en ellos que permitan justificar la procedencia de las BIN.
Dicho de otra manera, que una pérdida aparezca perfectamente contabilizada no significa necesariamente que su realidad haya quedado suficientemente demostrada.
- Atención. Una anotación contable no sustituye siempre a la documentación que acredita la operación. Facturas, contratos, justificantes bancarios y demás soportes pueden resultar decisivos si años después debe demostrarse cómo se originó una base imponible negativa.
¿Qué sucede cuando ya han pasado esos diez años?
Aquí aparece un matiz importante. Una vez transcurrido el plazo especial de diez años, la Administración pierde la posibilidad de iniciar la comprobación de esas bases, cuotas o deducciones en los términos del artículo 66 bis.2 LGT.
Eso no significa, sin embargo, que pueda desaparecer absolutamente toda la documentación si el contribuyente pretende seguir haciendo valer esas cantidades en ejercicios posteriores.
El propio artículo 66 bis contempla que, más allá de ese plazo y salvo que la normativa específica establezca otra cosa, subsiste la obligación de aportar las liquidaciones o autoliquidaciones correspondientes y la contabilidad cuando esas partidas se utilizan en ejercicios no prescritos.
Para las BIN, el TEAC señala asimismo la importancia de acreditar el depósito de la contabilidad en el Registro Mercantil durante el plazo de diez años.
Por tanto, tampoco resulta acertado interpretar el décimo aniversario como una fecha universal para vaciar el archivo.
- Atención. Cumplir diez años no equivale necesariamente a poder eliminar toda la documentación. Si un crédito fiscal sigue pendiente de aplicación, antes de destruir nada debe comprobarse qué documentación continúa siendo exigible para hacerlo valer.
¿Y qué pasa con el IVA?
El problema no queda limitado al Impuesto sobre Sociedades. En IVA puede ocurrir que una empresa genere un saldo a compensar y vaya trasladándolo a periodos posteriores. Aunque el periodo en el que nació ese saldo sea antiguo, el crédito continúa teniendo efectos cuando se incorpora a una autoliquidación posterior.
La cuestión importante vuelve a ser la misma. No debe confundirse la posibilidad de practicar una nueva liquidación sobre un periodo prescrito con la comprobación de un crédito fiscal procedente de aquel periodo que sigue proyectándose sobre otro posterior.
La regulación del artículo 66 bis no se limita a las bases imponibles negativas. Habla de bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación y de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, estableciendo para su comprobación el mencionado periodo de diez años.
- Atención. Las empresas que arrastran habitualmente saldos de IVA a compensar deberían extremar el cuidado con su archivo documental. El hecho de que la autoliquidación original tenga más de cuatro años no permite concluir, por sí solo, que la documentación haya dejado de ser relevante.
Comprobar un dato antiguo no significa necesariamente reabrir un ejercicio prescrito
Esta distinción merece especial atención porque puede parecer contradictoria. ¿Cómo puede Hacienda examinar algo ocurrido hace más de cuatro años si el ejercicio ya ha prescrito?
Porque comprobar el origen de una cantidad que está produciendo efectos actualmente y volver a liquidar el periodo en el que nació son actuaciones diferentes.
La LGT separa precisamente el derecho a liquidar de determinadas facultades de comprobación e investigación. El artículo 66 bis comienza señalando que la prescripción de los derechos contemplados en el artículo 66 no afecta, con las limitaciones que el propio precepto establece, al derecho de la Administración a realizar comprobaciones e investigaciones.
Así, la prescripción de un ejercicio no convierte automáticamente en inalterable cualquier dato procedente del mismo cuando ese dato continúa teniendo consecuencias tributarias posteriores.
- Atención. No debería interpretarse una comprobación de datos antiguos como si Hacienda pudiera siempre volver a liquidar el ejercicio de origen. Son cuestiones distintas y sus límites también lo son.
La contabilidad puede no ser suficiente
Este punto tiene una importancia práctica enorme. Imaginemos una sociedad que conserva perfectamente sus libros contables y sus declaraciones tributarias, pero ha eliminado las facturas, contratos y demás justificantes correspondientes porque habían transcurrido cuatro años.
Años después pretende compensar una base imponible negativa importante. Si la Administración se encuentra todavía dentro del plazo legal para comprobarla, puede ser necesario demostrar las operaciones que dieron lugar a aquella base negativa.
El TEAC ha sido claro al respecto. Dentro del plazo de diez años deben conservarse las autoliquidaciones, los libros de contabilidad y los soportes documentales de las operaciones. Si estos últimos no se facilitan, puede considerarse que el contribuyente no ha acreditado la procedencia de las bases imponibles negativas declaradas.
Aquí está probablemente una de las razones más importantes para revisar las políticas internas de archivo.
- Atención. Guardar el Impuesto sobre Sociedades y eliminar las facturas que explican sus cifras puede dejar a la empresa con una declaración perfectamente archivada, pero sin medios suficientes para acreditar algunas de las cantidades consignadas en ella.
El plazo mercantil tampoco debe olvidarse
A los plazos tributarios hay que añadir las obligaciones mercantiles. El Código de Comercio establece su propio régimen de conservación de libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio.
Por tanto, la política documental de una empresa no debería construirse mirando exclusivamente la prescripción tributaria.
Puede existir una obligación fiscal, otra mercantil y, además, razones contractuales, societarias o procesales que aconsejen conservar determinados documentos durante más tiempo.
El error está precisamente en buscar una única cifra válida para todo.
- Atención. No existe un plazo universal que permita afirmar que toda la documentación empresarial puede destruirse en una misma fecha. El periodo de conservación depende también de la naturaleza del documento y de los efectos jurídicos que todavía pueda producir.
Hay documentos que pueden ser necesarios durante bastante más tiempo
Las BIN y los saldos fiscales pendientes son buenos ejemplos, pero no son los únicos supuestos que merecen atención. Bienes de inversión, amortizaciones, determinadas deducciones, subvenciones, operaciones cuyos efectos se prolongan durante varios ejercicios o contratos de larga duración pueden obligar a mirar mucho más atrás de lo habitual.
Incluso fuera del ámbito estrictamente tributario pueden existir procedimientos judiciales, reclamaciones, garantías o responsabilidades para las que resulte necesario conservar documentación antigua.
Por eso, una política de archivo basada exclusivamente en borrar automáticamente todo lo que alcanza determinada antigüedad puede acabar eliminando precisamente la prueba que años después necesita la empresa.
- Atención. Cuanto más prolongados sean los efectos fiscales, contables o jurídicos de una operación, menos recomendable resulta aplicar una eliminación automática basada únicamente en la antigüedad del documento.
Una política documental es más segura que la regla de los cuatro años
En la práctica, lo más razonable es clasificar la documentación.
Por un lado estarán los documentos sujetos únicamente a los plazos ordinarios. Por otro, aquellos relacionados con bases negativas, cuotas pendientes, deducciones u otros créditos fiscales que puedan utilizarse posteriormente. Y habrá también documentación vinculada a operaciones que, por sus características, aconsejen una conservación superior.
Esto permite establecer un calendario de conservación mucho más fiable que guardar todos los documentos durante cuatro años y eliminarlos después de forma indiscriminada.
Además, en un entorno cada vez más digitalizado, conservar correctamente la documentación no significa simplemente almacenar miles de archivos. También importa que puedan localizarse, relacionarse con la operación correspondiente y recuperarse cuando sea necesario.
- Atención. Conservar no es únicamente guardar. Una factura almacenada durante diez años pero imposible de relacionar después con la operación, contrato o asiento que pretende justificar puede perder buena parte de su utilidad probatoria.
¿Qué debería revisar una empresa antes de destruir documentación?
Antes de realizar una eliminación periódica de documentación, conviene comprobar qué ejercicios están realmente prescritos y, sobre todo, si existen elementos nacidos en ellos que continúan desplegando efectos.
Especial atención merecen las bases imponibles negativas pendientes o utilizadas posteriormente, cuotas o saldos fiscales pendientes de compensación y deducciones aplicadas o pendientes de aplicación.
También resulta conveniente comprobar si existen bienes, contratos, subvenciones, procedimientos o cualquier otra circunstancia que justifique mantener determinados justificantes durante un periodo superior.
La pregunta adecuada, por tanto, no es simplemente «¿han pasado cuatro años?». Es más útil preguntarse «¿este documento sigue acreditando algo que todavía puede tener consecuencias?»
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
Un cordial saludo,
