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Todo empresario y sociedad debe efectuar la legalización de sus libros contables en el plazo de 4 meses a contar desde la data de cierre del ejercicio contable. Si el ejercicio contable se corresponde con el año natural, del uno-1-dos mil quince al treinta y uno-doce-dos mil quince, es este caso, el plazo para efectuar la legalización de los libros contables va a ser hasta el treinta de abril de dos mil dieciseis. Recuerde que los libros de actas, asociados y contables solo se van a poder tramitar en formato electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática.
Le recordamos que conforme con la Instrucción de doce de febrero de dos mil quince, de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación de lo preparado en la Ley 14/2013 de emprendedores, asimismo para este año dos mil dieciseis, los libros de actas, asociados y contables del ejercicio dos mil quince, solo se van a poder tramitar en formato electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática.
Si el ejercicio contable se corresponde con el año natural, del uno-uno-dos mil quince al treinta y uno-doce-dos mil quince, es este caso, el plazo para efectuar la legalización de los libros contables va a ser hasta el treinta de abril de dos mil dieciseis en el Registro Mercantil eficiente.
Recuerde que todo empresario va a deber llevar los próximos libros:
Un libro de inventarios y Cuentas Anuales
Un libro Diario
Un libro de actas de las Juntas generales y de los órganos agremiados de la sociedad
Un libro Registro de Acciones Nominativas
Un libro Registro de Asociados (Sociedades Limitadas)
Libro Registro de contratos (Solo Sociedades Unipersonales)
Atención. Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados solo van a poder ser usados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos ya antes de veintinueve de septiembre de dos mil trece.
Recuerde que…
El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil eficiente, va a ser de aplicación a los libros obligatorios de todas y cada una clases respecto de ejercicios abiertos desde el día veintinueve de septiembre de dos mil trece,
Todos y cada uno de los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios van a deber cumplimentarse en soporte electrónico.
La presentación de tales libros para su legalización en el Registro Mercantil eficiente con motivo del domicilio, habrá de ser por vía telemática, tras su cumplimentación, en los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social.
No van a poder legalizarse para los ejercicios iniciados desde el veintinueve de septiembre de dos mil trece, libros encuadernados en blanco para su siguiente utilización o bien libros no encuadernados, asimismo en blanco, y formados por hojas móviles.
Respecto de ejercicios iniciados desde el veintinueve de septiembre de dos mil trece tampoco va a ser posible la legalización de libros en soporte papel o bien en soporte electrónico de cualquier clase no presentados por vía telemática.
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados solo van a poder ser usados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos ya antes de veintinueve de septiembre de dos mil trece. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de exactamente los mismos a través de diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de tales libros, con la integración de un fichero que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia. Si en tales libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social convocado, asientos contables, contratos o bien actas de un ejercicio siguiente, se procederá del mismo modo al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o bien actas, al libro pertinente que va a deber mandarse telemáticamente.
Todas y cada una de las actas de asambleas de los órganos agremiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las resoluciones adoptadas por el asociado único, respecto de los ejercicios sociales comenzados desde el veintinueve de septiembre de dos mil trece, van a deber reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización en los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social.
En todos y cada ejercicio se van a deber legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro va a poder ser único para las actas de todos y cada uno de los órganos agremiados de la sociedad, o bien asimismo un libro para cada uno de ellos de los órganos agremiados. Va a ser preciso que en todos y cada uno de ellos de dichos libros conste la data de apertura y cierre del ejercicio.
En cualquier instante del ejercicio social se van a poder legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probativos o bien de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
Los libros registros de asociados o bien de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, van a poder ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o bien acciones festejados de antemano al veintinueve de septiembre de dos mil trece. Desde dicha data se procederá de forma afín a la previamente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados. En cualquier caso, una vez anotada la sociedad en el Registro Mercantil, se va a deber legalizar un libro, que va a ser el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los creadores. Una vez legalizado este libro inicial solo va a ser obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier perturbación en la titularidad inicial o bien consecutiva de las participaciones o bien acciones o bien se hubiesen constituido impuestos sobre exactamente las mismas.
Van a poder ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el de manera inmediata precedente o bien precedentes. De igual forma van a poder legalizarse libros registros de acciones nominativas o bien libros registro de asociados, si bien resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.
A efectos de rectificación de libros de cualquier tipo ya legalizados, se va a deber incluir en el archivo pertinente del envío de rectificación, un fichero en el que conste certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del fallo cometido, en unión del fichero rectificado en el que constarán los datos adecuados.
En el caso de pérdida, sustracción, destrucción física o bien informática, o bien hurto de los libros de asociados o bien acciones nominativas, se va a poder legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, toda vez que se acredite por demanda policial o bien por acta notarial los hechos previamente señalados. A estos efectos se incluirá el acta o bien la demanda en archivo anejo a la solicitud de la legalización de los libros.
Las sociedades, cualquiera que sea la data de su constitución, que no hubiesen legalizado su libro de actas, de asociados, de acciones nominativas o bien de contratos de asociado único con la sociedad, en el instante siguiente a la constitución de la sociedad, bien conformemente con la legislación precedente o bien a la que ahora se desarrolla, y de esta manera resulte de los ficheros del registro, van a poder incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas y cada una de las actas y contrariedades de la sociedad desde la data de su constitución hasta la data de cierre. El valor probativo de estos libros va a ser apreciado, en su caso, por los Tribunales. A estos efectos va a poder incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la que se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización ahora se pide.
Libros de Actas
Recuerde que todas y cada una de las actas de asambleas de los diferentes órganos de gobierno de la sociedad (Consejo de Administración, Juntas de asociados, etc…) se tendrán que reflejar en soporte electrónico y presentarlo en el Registro Mercantil de forma electrónica para su legalización antes que acabe el mes de abril de de año en año.
Por todo ello, le aconsejamos que revise toda la documentación mercantil que haya podido producir este año dos mil quince para contrastar si ha incorporado actas de juntas o bien existe algún cambio de asociados. Le suplicamos nos hagan llegar una imitación de cada una de estas actas ya antes del día treinta y uno de marzo de dos mil dieciseis para proceder, en su caso, a elaborar los “registros electrónicos” precisos para efectuar la legalización telemática de toda esta documentación.
Atención. Todas y cada una estas actas deben estar firmadas por todos y cada uno de los asociados.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o bien aclaración que puedan tener a este respecto.
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CSF Consulting Abogados y Economistas,[:]
